AUTONORTE S.A.S. identificada con NIT 800.165.694-1con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla, en la dirección Avenida Circunvalar Calle 110 # 43C-91 y con agencias en las ciudades de: Santa Marta en la dirección Carretera 90 Km-5 Troncal del Caribe, Cartagena en la dirección Pie del Cerro Calle 30 No. 18A-152 y Valledupar en la dirección Carrera 7ª No. 21-69 y Carrera 7ª No. 21-89, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información establece las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la empresa y las comunica a todos los titulares, para que éstos conozcan los lineamientos bajo los cuales dará el debido tratamiento y protección de su información, en las bases de datos que tenga bajo su responsabilidad y/o encargo.
AUTONORTE S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales, hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad de protección y seguridad de la información, todos los Datos que reciba. Así mismo, propenderá por garantizar que la información recolectada se mantenga en dispositivos y bajo mecanismos idóneos que garanticen la seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad de los Datos
DEFINICIONES
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos
- Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o avarias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada)
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva
- Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
-
Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece con productos o servicios
alguna área de la empresa que lo requiera.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS APLICABLES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen
- Principio de finalidad: El tratamiento de la información de parte de AUTONORTE S.A.S. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular al momento de solicitar su autorización.
- Principio de libertad: El tratamiento se ejerce de acuerdo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales de los clientes, trabajadores, proveedores y visitantes no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de Autonorte S.A.S. es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Atendiendo al principio de buena fe, la información se presumirá veraz cuando sea proporcionada directamente por el titular. Autonorte S.A.S. no trata datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular a obtener de Autonorte S.A.S. y de los Encargados del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
-
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate Autonorte S.A.S. serán usados por esta empresa solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por
tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.
Los datos personales bajo custodia de Autonorte S.A.S. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia
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Principio de seguridad: La información que trata Autonorte S.A.S. o sus Encargados del tratamiento a que se refiere la presente Política, se manejará con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento
-
Principio de confidencialidad: Autonorte S.A.S. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Autonorte S.A.S. implementará, en
sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
AUTORIZACIÓN
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales sobre la persona que recopila la información, la cual puede ser un responsable o encargado, los datos que se recopilan, la finalidad, el ejercicio de sus derechos sobre los datos personales suministrados y sí llegado el caso se recopilan datos sensibles. El cliente, trabajador, proveedor, y demás personal relacionado con AUTONORTE S.A.S. denominado en este documento como el titular, deberá previamente manifestar la aceptación para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por cuenta de AUTONORTE S.A.S
Esta manifestación deberá efectuarse de forma expresa, libre, voluntaria. AUTONORTE S.A.S., actuando como responsable del tratamiento de datos personales, deberá disponer de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La Autorización que confiere el Titular se hará para los fines que la norma contiene.
MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización que conceda el titular, deberá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS DE BASES DE DATOS PERSONALES Y SENSIBLES.
AUTONORTE S.A.S. recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, para los siguientes propósitos o finalidades:
1. Bases de datos personales de nuestros empleados
Esta información se maneja en el área de Gestión Humana y es utilizada para:
- Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
- Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de la Empresa, tales como registro de las hojas de vida del personal, nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, proceso de inducción y/o reinducción, actividades de bienestar y formación, entrega de
dotación, entre otras.
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- Dar el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
- Para control de cumplimiento de horarios laborales y ausentismo, a través de registros biométricos
- Recolectar la información de los trabajadores que asisten a las capacitaciones que se llevan a cabo dentro de la empresa, en virtud de mantener un soporte de las mismas.
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa
2. Bases de datos de nuestros Proveedores:
Esta información se maneja en las diferentes áreas de la empresa en las que se realizan compras y es utilizada para:
- Hacer invitaciones para cotización de productos y/o servicios requeridos
- Hacer su registro en los sistemas de la Empresa
- Procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
- Realizar evaluación del cumplimiento de sus obligaciones
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa.
3. Bases de datos personales de nuestros Clientes:
- Cumplir las obligaciones contraídas por la empresa con sus clientes al momento de adquirir nuestros productos
- Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por la empresa.
- Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece la empresa y sus compañías vinculadas. Noticias de nuestras marcas y de la red de ventas y servicios e información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.
- Elaborar estudios técnico-actuariales, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el sector automotor.
- Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de datos personales
- Elaborar cotizaciones, pedidos y/u órdenes de servicio que se requieran, para adquirir nuestros productos y servicios.
- Mantener comunicación y contacto permanente con los clientes, para dar información acerca del estado del producto o servicio requerido.
- Invitar a pruebas de vehículos.
- Informar sobre campañas de servicio.
- Registrar las condiciones bajo las cuales se entregan los vehículos por parte de la empresa.
- Realizar encuestas con fines de medición de los niveles de satisfacción
- Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares, y llevar un archivo de la trazabilidad de las mismas, trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los mismos.
- Elaborar reportes para entregar a Entidades externas de control y demás autoridades, que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales de clientes.
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa.
4. Bases de datos personales de nuestros Aspirantes a trabajador:
- Mantener un archivo de hojas de vida para cuando sean requeridos para cubrir una vacante. Si el titular aspirante no es seleccionado dentro del proceso para cubrir la vacante, puede solicitar que se supriman sus datos personales según lo definido en esta política. En este caso no serán tenidos en cuenta para ningún
proceso.
5. Bases de datos personales de nuestros Socios:
- Registrar decisiones y compromisos de los socios.
AUTONORTE S.A.S. no verifica, ni asume, la obligación de verificar la identidad de quien suministra su información personal, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos que este proporcione sobre sí mismo, por tanto, AUTONORTE S.A.S. sé excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de
la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.
INTERVENCIÓN DE ALIADOS ESTRATÉGICOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AUTONORTE S.A.S, buscando ofertar servicios de valor agregado desarrolla sus operaciones con apoyo de sus aliados estratégicos Hyundai Colombia S.A.S, DERCO Colombia S.A.S, Distribuidora Hino de Colombia S.A.S, Fabrica Nacional de Autopartes FANALCA S.A, Ford Motor Colombia S.A.S. e Inchcape Colombia S.A.S, empresas debidamente constituidas de conformidad con las normas colombianas y que ofrecen productos o servicios independientes de AUTONORTE S.A.S.
Estas empresas aliadas participan en calidad de Encargadas del tratamiento, efectuando operaciones de acceso, almacenamiento, uso y disposición de datos personales con sujeción a lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de datos personales y en cumplimiento de los principios y normatividad que regulan la Protección
de datos personales en Colombia.
El propósito con el cual las empresas aliadas realizan tratamiento de datos es la comercialización de sus productos y servicios, que corresponden a cargo de AUTONORTE S.A.S compraventa, importación y distribución de vehículos automotores e insumos y autopartes.
Los aliados estratégicos podrán utilizar los datos personales recolectados por AUTONORTE S.A.S para dar a conocer sus servicios bajo la figura de una cesión de base de datos, asegurando en todo momento el respeto a la legislación vigente. En virtud de lo anterior, el titular podrá ejercer sus derechos ante cualquiera de los dos como responsable o encargados del tratamiento.
CAPTURA DE IMÁGENES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA
AUTONORTE S.A.S. Utiliza un sistema de videovigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones, visitantes y personal en general, este sistema no inspecciona áreas privadas en la que prime la intimidad del titular. Para informar la existencia de estos mecanismos a los titulares y visitantes, AUTONORTE S.A.S. cuenta con anuncios de videovigilancia ubicados en sitios visibles, internos y externos para su fácil identificación.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Los titulares cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la Empresa, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
- Conocer los Datos Personales sobre los cuales la empresa está realizando el tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar, en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que esta le ha dado a sus Datos Personales.
- Solicitar a la Empresa la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Empresa, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos
- Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DESIGNACIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN DE ESTA POLÍTICA.
El área Administrativa y de operaciones de AUTONORTE S.A.S. tiene a su cargo la labor de desarrollo e implementación de esta Política. Para tal efecto, todos los Gerentes encargados en las diferentes agencias, están obligados a reportarle y a darle traslado, de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.
El Titular de los datos que considere que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrá presentar un reclamo ante el área administrativa y de operaciones, la cual ha sido designada por la empresa como el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos y ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Avenida Circunvalar Calle 110 # 43C-91 de la ciudad de Barranquilla – Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: jadministrativo@autonorte.com.co o la línea de atención 3670101. En caso de que el Titular de los datos se encuentra en una agencia de AUTONORTE S.A.S. que esté ubicada en una ciudad diferente a Barranquilla, puede acercarse en primera instancia y directamente en las oficinas, a la Gerencia administrativa y comercial de la misma.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.
El Titular de los datos procederá de acuerdo con el siguiente procedimiento:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica dirigida a la persona mencionada en el ítem anterior (en caso de que el reclamo se presente en una agencia ubicada en una ciudad diferente a Barranquilla puede acercarse en primera instancia a la gerencia administrativa y comercial de la misma), con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación del titular y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
En el caso de que autorice a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información, el titular deberá entregar a la empresa la respectiva autorización. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la herramienta de PQR´s y se colocará el estado “Abierta” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho estado deberá mantenerse hasta que el reclamo sea solucionado
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS.
Los cambios y modificaciones sustanciales que se realicen a la presente política, serán notificados al titular por medio de la página web de la empresa www.autonorte.com.co o en las sedes físicas de AUTONORTE S.A.S. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información podrán solicitar a la entidad el retiro de su información; sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad
LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENCIA.
Esta Política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
Esta Política de Protección de Datos Personales fue publicada desde el 01 de Enero de 2018 y su 3era versión está vigente desde el 05 de Octubre de 2023
Términos y Condiciones – Autonorte SAS: Al acceder o utilizar nuestros servicios, estás aceptando estar sujeto a estos términos y condiciones. Si por alguna razón no estás de acuerdo con alguna parte de ellos, por favor, no dudes en comunicárnoslo. Queremos asegurarnos de que tu experiencia con Autonorte SAS sea lo más satisfactoria posible.
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Autorización para el Manejo de Datos Personales: AUTONORTE S.A.S., informa a sus clientes que, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, podrá tratar su información en virtud de la autorización o por mandato legal por AUTONORTE S.A.S., sociedades vinculadas, afiliadas y sus proveedores, bien sea en Colombia o en el exterior de acuerdo con lo descrito en su política descrita en www.autonorte.com.co. AUTONORTE S.A.S., es responsable del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales que se incluyan en sus bases de datos cuya finalidad es llevar una relación de sus clientes y sus potenciales clientes, efectuar contactos y hacer labores comerciales de su portafolio de servicios, o con fines estadísticos, de control y de información comercial ante las entidades de centrales de información y de riesgo, por ende declaró, que autorizo a AUTONORTE S.A.S., para permitir el tratamiento de mis datos personales. También declaro que he sido informado sobre la Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual se encuentra disponible para consulta en el sitio web www.autonorte.com.co. Como usuario de la página web declaró haber sido informado sobre el uso que se dará a mis datos
Si usted tiene alguna inquietud frente al manejo de la información, tenga en cuenta que como titular de datos personales puede formular consulta y reclamos mediante comunicación enviada a los canales de atención dispuestos en la política, especialmente al correo electrónico jadministrativo@autonorte.com.co el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
Canales de Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Felicitaciones: Estimado cliente: Usted tiene derecho a presentar Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR) por su insatisfacción por el presunto incumplimiento de los términos y condiciones de la garantía del producto y/o servicio adquirido, Este establecimiento cuenta con un mecanismo de atención de trámites de PQRS. Si usted necesita ponerse en contacto con el responsable de PQRS podrá contactarlo en el correo electrónico jadministrativo@autonorte.com.co o en las instalaciones del concesionario Autonorte; quien lo orientará en el trámite correspondiente. El plazo máximo para absolver su PQR, aceptándola, rechazándola o dándole una solución diferente es de 15 días hábiles a la dirección que usted nos indique. La presentación de la PQR no requiere la intervención de abogado ni presentación personal, las normas de protección al consumidor relacionadas con los derechos que le asisten se encuentran tipificadas en los artículos 7, 8, 9, 10, 11 y 58 de la Ley 1480 de 2011, el Capítulo 32 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y el Título II capítulo I de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, quien es la autoridad competente en materia de protección al consumidor.
